Zo zorg je voor goede communicatie bij evenementen

Nu de overheid na de coronaperiode de evenementen weer toelaat, zie je dat er overal evenementen worden georganiseerd. Van kleine foodfestivals tot zeer grote festivals als Pinkpop en Zwarte Cross, elk weekend is er wel wat te doen. Zulke evenementen vragen om een goede voorbereiding en organisatie om problemen te voorkomen. Wanneer er dan toch problemen ontstaan, wil je deze zo snel mogelijk verhelpen en van het evenement een succes te maken. Goede communicatie tijdens het evenement is noodzakelijk om snel met oplossingen te kunnen komen. Hier lees je hoe je zorgt voor een goede communicatie.

Goede voorbereiding

Voor elk evenement geldt een goede voorbereiding is het halve werk. Zo is belangrijk om vooraf af te spreken wie verantwoordelijk is voor de communicatie en welke personen van de organisatie tijdens het evenement verantwoordelijk zijn voor bepaalde onderdelen en hiervoor moeten kunnen communiceren. Zo zie je vaak dat er bij een festival achter de bar één of twee personen de boel aansturen en verantwoordelijk zijn voor de communicatie met andere afdelingen. Zijn de drinkbekers op? Is beveilig nodig? Met een Kenwood portofoons wordt dit direct gecommuniceerd naar de juiste afdeling en kan hier tijdig op ingespeeld worden. Belangrijk is dat het vooraf in kaart gebracht wordt wie de personen zijn die verantwoordelijk zijn voor de communicatie. Om goed te kunnen communiceren met collega’s is een professioneel communicatiemateriaal als een portofoon van belang. Afhankelijk van hoe groot het festival is, zijn er naast professionele portofoons ook versterkers of repeaters nodig voor voldoende bereik.

Goede communicatie met goede portofoons

Wanneer je collega naast je staat, is communiceren prima te doen. Maar wanneer je collega aan de andere kant van het evenement staat, kan je moeilijk gaan schreeuwen. Professionele portofoons zijn hiervoor onmisbaar. Het laatste wat je wilt is dat je tijdens een evenement erachter komt dat de portofoons van onvoldoende kwaliteit zijn en communiceren tijdens dit evenement onmogelijk is. Investeren in professionele portofoons is dus belangrijk en zeker geen weggegooid geld.

Portofoons huren

Investeren in goede portofoons is belangrijk. Wanneer je een regelmatig terugkerend evenement hebt, is het aanschaffen van portofoons van hoogwaardige kwaliteit een waardevolle investering. Heb je een eenmalig evenement, kan de aanschaf van nieuwe portofoons een forse investering zijn die je misschien niet direct had ingecalculeerd. Helemaal wanneer je ze daarna niet snel weer gaat gebruiken, is het aanschaffen van nieuwe portofoons misschien niet aan te raden. Hiervoor zijn ook andere oplossingen beschikbaar. Zo kan je net als vele andere organisaties er ook voor kiezen om ze te huren. Portofoons huren is ideaal geschikt voor eenmalige of jaarlijkse evenementen. Per dag betaal je dan een paar euro per portofoon en ben je verzekerd van een goedwerkende communicatiemateriaal.